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西安会议策划公司，会议场地究竟怎么看？

时间：2019-08-29

对于会议布置来说，前期实地考察场地是不可避免的。但是“外行看热闹，内行看门道”，很多人都不清楚考察场地究竟要看哪些内容，花费半天时间走了一圈结果也没看什么真正有价值的东西，布置会场时一问三不知，为后面的工作安排带来了不小的麻烦。下面西安会议策划公司——九游体育文化就来教大家如何看会议场地。
首先要列出将考察的地方，对这些地方进行标明。考察前，先对有表示的地方进行大致的了解，查询其具体位置和行车路线，免得去的时候找不到地方，浪费大量的时间在路上。
其次要确定考察的时间，而后提前告知酒店，让酒店相关负责人做好接待等工作，以免去的时候找不到主要负责人而让自己白跑一趟。
同时还要列出需要考察的项目清单，突出考察的重点部分和非重点部分，只有带有目的性的考察才是有效的。
接下来需明确考察的日程安排。这样酒店方就能根据你的日程安排做出相应的安排工作，比如你是去考察一天，当天去当天回，还是去考察多天，要不要安排住宿等问题。这些都是出发前就要和酒店沟通协调好的，不然就会造成酒店安排不周，或者打乱个人的行程安排情况对于任何一方来说都是不好的结果。
西安会议策划公司提醒大家，在考察时需主要关注以下几点：
1、场地的位置和交通，并实地考察场地的星级标准、装修设备是否符合本次会议的要求。一般会议场地应满足“容易找到”、“交通便利”、“有足够的车位”几个基本条件，还要尽量选在离大家的居所都比较近的地方。
2、会议室，包括所属楼层及行走路线、可容纳人数（分为课桌式、剧院式、岛屿式等）、可否有舞台（如果有相关尺寸）、可供搭建舞台的背景板尺寸（长和高）、厅内有无柱、桌椅形状及外套颜色搭配、演讲台形状（是否允许外附LOGO贴及相关位置尺寸）、 灯光明暗度、音响室位置（有单独隔间还是在室内）、投影仪数量（固定还是可移动、流明度、使用年限、收费情况）、幕布数量（固定还是可移动、尺寸）、无线及有线麦克数量（可免费提供多少个）、免费提供设备情况（会议用纸、笔及水，其中水要问清是茶水还是矿泉水）、台花和绿植（可免费提供多少）、厅外可否有摆放展示物的空间、休息区和吸烟区的位置、VIP室的位置及费用情况、茶歇摆放位置（要考虑室内和序厅的摆放空间以及可容纳人的数量）、会议厅价格（半天，并了解清楚此价包含哪些服务）、搭建货梯、洗手间的分布。
3、酒店住宿情况，现有房间情况及价格（普标、豪标、高级套间房间数量及价格）、各房间内收费项目（电话、MINI BAR、洗衣服务、送餐服务、收费食品等）、近期酒店房间预定情况。
4、餐厅，餐厅名称及其位置（楼层）、提供的菜式（中餐或西餐，要求提供和相关餐单）、茶歇餐单、厨房位置（由哪里送餐到餐厅，考虑送菜的时间长短）、自带酒水收费情况（若需自带酒水，之前要向酒店销售人员了解酒店相关规定和相关服务收费情况）、餐厅的尺寸及容纳人数（长、宽、顶高）、是否有舞台（看是否可以安排伴宴演出）、餐厅音响设备和灯光效果、餐厅包场价格、餐厅到会场之间的距离。
5、酒店大堂，签到台摆放位置（一般来说酒店可以在大堂设立签到台和易拉宝，具体情况要和销售落实清楚）、电子指示和酒店水牌（如果酒店水牌陈旧或样式难看则需要自己准备相关展示物品，如有电子指示牌要准备相关演示文字）、大堂到会场和餐厅的距离及行走路线、电梯数量是否满足参会人群流畅入场等。
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