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西安会议策划公司，行业峰会执行必备知识

时间：2021-12-06

2019年已经过去了一半，不少行业都会借助举办行业峰会的机会与各大经销商联络感情，探讨行业发展趋势，顺带商讨接下来的行业发展方针策略。通常这种大型会议活动都是直接交给专业的会议公司来策划执行，会议主办方也可以省不少的事。接下来西安会议策划公司——九游体育文化将为大家介绍一下策划执行行业峰会时需了解的一些事宜，希望能够帮到大家。
首先我们要知道，对于行业峰会来说，会议主办方的性质、背景，会议是否免费，举办峰会的目的，预算和要求等因素都会影响到会议策划方案的实施。
客户愿意参加行业峰会，无非是想从中得到两点：社交和学习。同时，行业峰会的策划方案“要比行业内的人更看得清未来的方向”，在众多企业与嘉宾中“选择对”方向，简单来说要有自己的见解和态度。建议大家在做策划方案前做好以下准备工作：调研行业热点话题、洞察行业趋势、搜集潜在的嘉宾信息。 
其次，峰会品牌方的参与决定了一个产品真正影响的群体，并且也决定了“非品牌方”参与的积极性，也是非品牌方愿意赞助一个产品的最根本的因素。因此，策划人员在会前需做好以下工作：收集品牌方全球、国内百强客户信息、电话、邮件、微信等各种方式邀请客户参加峰会、Pitch嘉宾参会、赞助商邀请（强烈建议在邀请品牌方之后执行）。
在策划行业峰会时，先要确定会议主题内容和整场活动预算，再根据这两大因素确定行业峰会的议程、规格和规模。
具体的策划方案出来后，需要做好执行计划确认表，包括项目目标、里程碑、推进计划、实施路径、具体工作任务等。这样一方面便于会议策划者随时掌控活动进度，了解项目各阶段的实施情况和结果交付，也能体现会议公司的专业度和服务，有助于提升用户体验。而科学有效的现场管理也能大大降低现场出错的频率，节省物料和时间。
此外，不要忽视媒体公关的作用，毕竟这也是一个很好的宣传机会，相信没有企业可以拒绝这样的诱惑。同时一定要重视后勤服务，以保障峰会能顺利的举行，提升现场嘉宾的满意度。西安会议策划公司建议从以下几个方面进行：
1、客户信息管理：嘉宾信息登记、通知与签到；
2、供应商管理：负责供应商的洽谈，负责供应商的对接与管理。供应商主要包含：酒店、搭建、同传、录音、速记、摄影、印刷等。
3、物料管理：准备峰会相关物料，会前、会中、会后的物料管理；
4、赞助商服务：赞助商权益的跟踪与落实；
5、峰会现场管理与执行：组织布置峰会室，并确定各项设备、物料、人员的到位情况；
6、人员管理：合理的组织安排会场工作人员，对会场人员进行管理培训。
而且，峰会现场的大部分物料是需要经过设计的，包括大会的背景版、签到台、播放的PPT背景、所有现场露出的物料。设计应兼顾实用、体验和美观，在原则上，实用>体验>美观。
除此之外，以下几个环节也是策划执行人员应注意的：
1、将开幕式气氛策划得活跃一点，务必使会议议程紧凑、连贯，会议时间控制在1~2小时为宜。
2、一定要反复确认参会人员以确保对方有时间参加会议。
3、一般峰会活动在两天左右：前一天的接待晚宴+第二天的正式活动和正式晚宴。会议规模在100人以内，提前两周左右准备即可；100-400人则需提前一个月准备；大于400人的峰会需要预留两个月以上的准备时间。
4、现场执行人员应提前与主持人沟通会议相关事宜，使对方了解整个会议的风格、会议目的、背景、议程和流程。在产品的演示讲解过程中，可以借用一些现代科技手段，结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等，以便与会者更好的理解会议内容。
5、在筹备峰会过程中，要注意：人员分配，场地选择，核心人群，车辆接待以及第三方人员。
A、人员分配：明确每个人员的职责，确保每个人都有一张任务表，总负责人手中有总控表，负责控制所有工作人员的完成情况，保证每个人的工作进度。
B、场地选择：包括住宿、晚宴、会议等场地。执行人员需根据与会人数和预算选择相应的场地，如果人数过多，建议选择体育馆、剧院、会展中心等场所。预定场地时需考虑费用和使用细节，搭建时间，茶歇安排，单独的VIP休息室，有无自助餐？是否可退多余的餐券？客房、晚宴、会场一起订是否有折扣价？同时要提前拿到所有房卡。
C、核心人群：主要是嘉宾邀请工作，执行人员需提前给邀请的嘉宾分好类，VVIP/VIP/嘉宾/媒体等？与VVIP的助理沟通，确保VVIP的工作无失误；与VIP客户（主要是赞助商）沟通时需注意语言技巧。VVIP和VIP客户以及媒体大咖的住宿出行，需以企业高档次安排。
D、车辆接待：VVIP和VIP客户需安排专人专车接送，接送普通嘉宾和媒体的车要分开，同时必须保证每辆车的等待时间不超过30分钟。还需计算路上的时间以及嘉宾和媒体抵达时间。
E、第三方人员：
（1）礼仪：提前培训，并且准备好服装，妆容（包括发型、眼影、眼线、唇彩、指甲油、耳环、项链、发饰等）要统一。礼仪彩排需根据不同的活动进行彩排，颁奖环节需要拿东西上台，注意这一环节需仔细彩排。
（2）保安：服装、身材、发型都要统一。酒店门口接车、会议现场、晚宴外场、VVIP休息室到会议现场的通道、以及会议席那场临时办公室门口，都需要安排保安。
（3）主持人：对于带团队的大咖要当成VIP级别团队接待；服装多由会议主办方提供或者由主持人自己准备；彩排要串全场；一定要有手卡，手卡上的字要事先让他确认能看见，同时，有题词屏的话，题词屏也是要放串词的。同时要安排一位工作人员专门与主持人联系。
大型会议的策划和执行具有任务多、事务杂、签到难、协作烦、统计难等等难点，西安会议策划公司——西安九游体育提供一套专业的全流程解决方案，贯穿会前、会中、会后，为会务组节省心力、提高效率，并优化参会者的参会体验。
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