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西安会议策划公司，会议承办方要注意什么？

时间：2021-12-06

社会经济的发展为国内企业承办各种大型国际会议活动提供了可能，也有越来越多的年轻人投入到会议策划执行的大潮中。然而一场会议从前期策划、会前准备到现场执行、会后服务，要花费不少功夫，可没有那么简单。接下来西安会议策划公司——九游体育文化就来和大家聊一下会议承办方在会议中要注意的问题吧。
在聊到这个话题前，可能很多人都分不清主办方、承办方和协办方吧。其实也不难，主办方是有权举办某项活动的机构，即发起展览会或会议，论坛的单位或个人。承办方指负责活动方案实施的一方，通常受雇于主办方。组委会是组织委员会的简称，主要负责一项活动的组织和统筹活动。协办方指由主办方找来的出钱赞助或者挂名的支持单位。
简单来说，主办方就是主办活动的单位，承办方则具体负责活动项目实施，协办方则负责协助办理活动。一般情况下大多数活动都是承办方策划办理的，有时为了使活动更有权威和影响力，会找上级部门或主管部门作为主办方，再找几个协办方来降低活动成本。
下面言归正传，回到我们今天所要聊的话题：一场会议中会议承办方要负责哪些工作呢？
1、会前：
（1）与会议主办方洽谈相关事宜。
提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并为会议主办方制定出完备的会议预案书。
（2）派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、玩等相关情况。
（3）确定方案，签订合同，预付定金。
2、会中
（1）会议接待：由专人负责机场/车站的礼仪、接站、攻关等服务。同时提前在酒店、会议室摆放好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
（2）会前准备：准备好会议所需要的会议资料、会议用品、会议演讲稿等相关物品。
（3）会议场所：派专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
（4）会议住宿：确认房间楼层及房间号，询问客户是否有其他要求。
（5）会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。
（6）会议旅游：旅游线路行程、用车、导游、是否增加景点等相关信息的确认。
（7）会议游玩：消费形式、消费标准、游玩地点的确认。
（8）会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
3、会后
（1）结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，派专人与客户进行核对并结帐。
（2）资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

 
西安会议策划公司表示，在具体实施过程中，会议承办方还要注意以下几点：
（1）明确会议主题和会议目的。
（2）会前一定要完善信息的采集与分析。包括了解客户的需求、会议的出席者、媒体、预算，分析自身的不足等。此外，作为会议承办方，一定要提前了解会议涉及的行业、专业术语和行业整体趋势等相关信息，这样才不至于闹出笑话。
（3）在内容和形式上不断创新。
（4）制定周密的计划，将每一项环节如何实施细化到每一个细节，策划方案要有可操作性。同时要提前考虑到各种意外情况，做好应急预案，以防万一。会后一定不要忘记进行追踪和客户反馈。
（5）严格按照计划表上的流程进行，活动现场实施严格的现场管理。同时，现场负责人要有随机应变的能力。
（6）会后不要忘记总结本次会议的经验和教训，包括：有无创造性的规划；积极的谈判和交流的技巧；规范的操作和财务管理；良好的包装和系统的反馈。自己为客户提供了多少价值？本次会议自己都获得了哪些东西？与会者的反应如何？明年还会参加由你承办的类似的会议吗？之后要做的就是不断反思自己，及时作出调整和修正。
（7）客户至上，一定要保证整场会议活动的质量，不要为了省钱而牺牲了会议的品质。但是合理地控制会议预算也是很有必要的。作为会议承办方一定要学会分析并合理地使用预算。
另外，现代多媒体技术的广泛应用为会议举办提供了极大的便利，作为会议承办方真正让这些技术服务于人，提升与会者的参与感和体验感。
（8）保证整场会议内容充实，前期要与会议主办方进行清晰而明确的沟通。
总之，承办一场大型会议极其复杂，作为负责人要考虑周全，灵活应变。西安会议策划公司——西安九游体育可以为您提供一套专业的全流程解决方案，贯穿会前、会中、会后，为会务组节省心力、提高效率，并优化参会者的参会体验。
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